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當與(yu)供(gong)應(ying)(ying)商合作開展項目時，供(gong)應(ying)(ying)商管理(li)有(you)幾(ji)個關鍵要素很重要。作為項目負責人，你必須具體制定希(xi)望團隊與(yu)供(gong)應(ying)(ying)商采納的(de)理(li)念，從而為成(cheng)功合作定下基(ji)調。

下面(mian)，我們(men)將提出幾個(ge)問題(ti)，供你考慮參與(yu)項目的(de)供應商管理，由于(yu)這些都是根本性的(de)要素，因此不管企業來(lai)自哪個(ge)行業，項目屬于(yu)什么規(gui)模和(he)類型，這些要素都能(neng)適用。

1．你能利(li)用(yong)現有供應(ying)商管理框架嗎？

今天，越來越多的(de)企(qi)業(ye)采(cai)用了供(gong)(gong)應(ying)商管(guan)理(li)框架來幫助(zhu)項(xiang)目(mu)(mu)(mu)團隊利用與這些(xie)實(shi)體(ti)的(de)關系(xi)。可用的(de)框架可能由項(xiang)目(mu)(mu)(mu)管(guan)理(li)辦公室或采(cai)購(gou)(gou)小組負(fu)責(ze)，包括(kuo)提供(gong)(gong)“預審合格方”列表、特定(ding)工作類型的(de)相關企(qi)業(ye)的(de)信(xin)息(xi)和培養(yang)與項(xiang)目(mu)(mu)(mu)供(gong)(gong)應(ying)商間成功關系(xi)的(de)全面指導。在一(yi)些(xie)企(qi)業(ye)中(zhong)，采(cai)購(gou)(gou)小組可能有這一(yi)專業(ye)知識領域的(de)人才等待你(ni)“發掘”。你(ni)需(xu)要找出(chu)什(shen)么(me)知識可以用在企(qi)業(ye)的(de)項(xiang)目(mu)(mu)(mu)供(gong)(gong)應(ying)商管(guan)理(li)中(zhong)。

2．你有與每位供應商(shang)合(he)作的項目(mu)戰略嗎？

這(zhe)也許是重(zhong)要(yao)(yao)的(de)問(wen)題(ti)。我們說的(de)供(gong)應商的(de)項(xiang)目(mu)戰略(lve)包括以下要(yao)(yao)點(dian)：

你需要他們(men)什么時間加入到項目中(zhong)，你將(jiang)如何選(xuan)擇(ze)他們(men)（比如，通(tong)過招標流程(cheng)）？

你(ni)有項目(mu)供應商的標準“加入流程(cheng)”嗎？

你有標(biao)準的審(shen)查和選擇標(biao)準、風險審(shen)查和其它程(cheng)序來客觀地審(shen)查各(ge)方的答復嗎？

他們(men)的(de)工作對項目的(de)成功(gong)有多重(zhong)要？他們(men)的(de)全部或部分活動在您的(de)關鍵路徑(jing)上(shang)嗎？

你選擇的供應商會(hui)定(ding)期與(yu)你的企業合(he)作嗎，還是只是第一次？如果(guo)他們之(zhi)前曾經與(yu)貴公司合(he)作過，你能與(yu)他們接觸的其(qi)他同事(shi)身上了(le)解到什么(me)信(xin)息(xi)？

雙(shuang)方之間(jian)存在(zai)哪種類型的(de)合(he)同關系（包括激(ji)勵）？

你將如何在工作(zuo)關系(xi)或合(he)作(zuo)關系(xi)中公(gong)開和相互信任(ren)？

你會評估(gu)他們完成某個活動的業績并與其(qi)他供(gong)應商進行(xing)比較嗎（如缺(que)陷測(ce)量、生產效(xiao)率或其(qi)它測(ce)量）？

你將如何(he)在(zai)正確理(li)解成功標(biao)準的基(ji)礎上建立(li)合作關系(xi)？

哪些風險可能會導致嚴峻的局面？你如何盡早發(fa)現預(yu)警信號或預(yu)兆以防止其發(fa)生？

如(ru)果項目出錯你(ni)要怎(zen)么做？你(ni)有后(hou)備/應急(ji)計劃(hua)嗎(ma)？

如果(guo)是持續的(de)服務，這些業績(ji)標準(zhun)（如IT常見服務水平協(xie)議）符(fu)合供(gong)應(ying)商(shang)的(de)期望嗎？你需(xu)要(yao)盡早與供(gong)應(ying)商(shang)達成一致，包括未完成目標時(shi)的(de)處罰，并使(shi)這些標準(zhun)能為雙方接受并受合同約束。

3．明確你們的共同(tong)期(qi)望。

第三方往(wang)往(wang)是(shi)項(xiang)(xiang)(xiang)目(mu)(mu)(mu)團隊(dui)的(de)(de)(de)關鍵(jian)組成部分，項(xiang)(xiang)(xiang)目(mu)(mu)(mu)成功(gong)計劃的(de)(de)(de)原則對(dui)外部團隊(dui)成員同樣有效。考慮(lv)到這(zhe)一(yi)點，作(zuo)為項(xiang)(xiang)(xiang)目(mu)(mu)(mu)經理，你(ni)(ni)(ni)應當采取一(yi)些措施，以外部各方理解(jie)你(ni)(ni)(ni)想如何(he)操作(zuo)，并(bing)讓你(ni)(ni)(ni)理解(jie)他們的(de)(de)(de)做法（根據項(xiang)(xiang)(xiang)目(mu)(mu)(mu)的(de)(de)(de)大(da)小，你(ni)(ni)(ni)可以親自參與安排或委托給項(xiang)(xiang)(xiang)目(mu)(mu)(mu)團隊(dui)成員）。重要(yao)(yao)的(de)(de)(de)是(shi)，從(cong)一(yi)開始就要(yao)(yao)非(fei)常明確地傳達雙方對(dui)于成功(gong)的(de)(de)(de)意(yi)義，并(bing)討論如何(he)處理需(xu)要(yao)(yao)提出的(de)(de)(de)“關鍵(jian)對(dui)話”。對(dui)于共(gong)同期望，重要(yao)(yao)的(de)(de)(de)是(shi)要(yao)(yao)理解(jie)關鍵(jian)項(xiang)(xiang)(xiang)目(mu)(mu)(mu)具體的(de)(de)(de)成功(gong)標(biao)準。例如，運營活動涉及建筑及采礦等高風險(xian)項(xiang)(xiang)(xiang)目(mu)(mu)(mu)的(de)(de)(de)企(qi)業需(xu)要(yao)(yao)具體考慮(lv)。另外，對(dui)外部供應商(shang)的(de)(de)(de)健康和安全的(de)(de)(de)態度對(dui)成功(gong)的(de)(de)(de)結(jie)果(guo)是(shi)至關重要(yao)(yao)的(de)(de)(de)。

當你開始(shi)與外部供(gong)應(ying)商(shang)合(he)作時，重要的是雙(shuang)方制定(ding)(ding)并遵守(shou)明確的約定(ding)(ding)規則(ze)。商(shang)定(ding)(ding)工作說明書和(he)定(ding)(ding)期追蹤機(ji)制之(zhi)類的項目管理技巧(qiao)會有助于促進這一進程。

與外部供應商(shang)的(de)關系很重要——這意(yi)味著(zhu)你應該明確在專(zhuan)業和道德上與其合作的(de)方(fang)式(shi)。

4．你的(de)項目(mu)中(zhong)存在(zai)來自供(gong)應商管(guan)理的(de)“團(tuan)隊”嗎？你需要這樣的(de)團(tuan)隊嗎？

人是項(xiang)目實施的(de)(de)(de)(de)(de)(de)動力。我們(men)都需(xu)(xu)要對(dui)(dui)項(xiang)目團隊(dui)(dui)有用的(de)(de)(de)(de)(de)(de)、理想的(de)(de)(de)(de)(de)(de)人選，不管(guan)他(ta)們(men)是來自我方(fang)(fang)還(huan)是外部。但什么才(cai)算是“理想的(de)(de)(de)(de)(de)(de)”？你和你的(de)(de)(de)(de)(de)(de)項(xiang)目團隊(dui)(dui)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)責任是讓供(gong)應商(shang)明確理解你的(de)(de)(de)(de)(de)(de)需(xu)(xu)求，這(zhe)樣(yang)他(ta)們(men)就可(ke)(ke)以衡量(liang)適合與你合作的(de)(de)(de)(de)(de)(de)個人，當然這(zhe)會受限于(yu)對(dui)(dui)方(fang)(fang)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)人才(cai)庫。他(ta)們(men)可(ke)(ke)能把工作分包給其他(ta)方(fang)(fang)，這(zhe)或(huo)許會超出你的(de)(de)(de)(de)(de)(de)控制范圍。而(er)且他(ta)們(men)可(ke)(ke)能會通過遠程方(fang)(fang)式為你的(de)(de)(de)(de)(de)(de)項(xiang)目提供(gong)服(fu)務，而(er)非(fei)與你共同在現場工作。

有一種方法可以(yi)(yi)判(pan)定供應商(shang)提議(yi)的(de)人選，那(nei)就是“看到(dao)他們的(de)行動(dong)”再進行判(pan)斷。視具體(ti)情況而定，你可以(yi)(yi)訪問企業(ye)的(de)辦公場所(suo)會見他們提議(yi)的(de)候選人和/或親自與他們討論(lun)項目，以(yi)(yi)評估這些人選是否(fou)適合他們要承(cheng)擔的(de)工作(zuo)。

5．為進行(xing)目標的規劃(hua)，你需要從供應商獲得多少詳細信息(xi)？

供應商(shang)可(ke)能(neng)在不同(tong)階段“加入到”項目(mu)中。有時(shi)(shi)候，他們(men)可(ke)能(neng)早在申請被批準之(zhi)前就參與進來了，也可(ke)能(neng)“自(zi)擔風險地”承擔工作(zuo)來幫助你贏得這(zhe)個項目(mu)。但(dan)也有的時(shi)(shi)候，他們(men)加入項目(mu)的時(shi)(shi)間(jian)較晚，會在計(ji)劃已(yi)經建(jian)立而且(qie)預算和時(shi)(shi)間(jian)表已(yi)安排好之(zhi)后(hou)才加入。

如果(guo)你(ni)預先(xian)知道在規劃(hua)階段將需要借助外部(bu)專業知識，請把它納(na)入(ru)你(ni)的項目計(ji)劃(hua)中。

6．雙方對項目風險(xian)的看法一致(zhi)嗎？

你認為(wei)與你合作的供(gong)應商如(ru)何看(kan)待項目的風(feng)險？這與你們自己的看(kan)法一(yi)致嗎？

你(ni)與供(gong)應商討論(lun)過項目(mu)的關鍵風(feng)(feng)險(xian)(xian)嗎？他(ta)(ta)們肯定會有一些看法，而且他(ta)(ta)們很可能關注一些與你(ni)方不同的風(feng)(feng)險(xian)(xian)，并能夠就此提(ti)供(gong)關于風(feng)(feng)險(xian)(xian)和機(ji)遇的洞(dong)見。

7．雙方是(shi)否明確了進(jin)度推(tui)進(jin)的預期(qi)嗎？

你將需(xu)(xu)要(yao)從供應(ying)商那里以商定的(de)頻率接收進度更新（通過現有的(de)渠道，如進度會(hui)議(yi)和報告），例(li)如關于成本(ben)、進度計(ji)劃(hua)和質量的(de)信息(xi)。這樣(yang)的(de)需(xu)(xu)求應(ying)該根據實際情況調整規模。例(li)如，在大型(xing)項(xiang)目中，第三(san)方的(de)進度表將依次合并和輸入到包含更多細節的(de)項(xiang)目進度計(ji)劃(hua)中。

你(ni)們提(ti)前(qian)討論對審查和(he)報告(gao)的要求，以(yi)保(bao)持風(feng)格(ge)、內容和(he)頻率一致(zhi)。

最后，公司合同中(zhong)(zhong)存(cun)在一個“90%-110%=20%”的潛規則(ze)。供應商通(tong)常(chang)設法根據真實成本的90%進行交付，并(bing)為將余下的10%作為緩(huan)沖(chong)，以應對(dui)意外事項(xiang)并(bing)留作利潤（這些數字會因(yin)具(ju)體項(xiang)目細節而變動(dong)）。另一方面(mian)，客戶試圖獲(huo)得額(e)外的工作量，或達成“110%”的合同，這樣才能讓他們百分之百地在交易中(zhong)(zhong)獲(huo)益(yi)。

出(chu)(chu)于這(zhe)(zhe)個理由，客(ke)戶會大(da)(da)量提出(chu)(chu)這(zhe)(zhe)類“微不足(zu)道”的請(qing)求(qiu)，對于承(cheng)包(bao)商(shang)來(lai)說(shuo)，因為這(zhe)(zhe)種(zhong)小的請(qing)求(qiu)提出(chu)(chu)更改訂單就太小題大(da)(da)做了，而且承(cheng)包(bao)商(shang)經過衡量后(hou)認為還不如(ru)“免費”達成這(zhe)(zhe)些要求(qiu)讓客(ke)戶感(gan)到(dao)高興。供(gong)應商(shang)會合理地尋求(qiu)所(suo)有(you)劃算的方(fang)法(fa)來(lai)滿(man)足(zu)合同的意圖——只要能(neng)夠(gou)滿(man)足(zu)設計(ji)意圖和質量，這(zhe)(zhe)種(zhong)做法(fa)就是完全合理。因此，項(xiang)目的整體(ti)結果最終(zhong)往往存在“20%的差異區間”。

讓供應(ying)(ying)商加入項目團隊是一(yi)種非常(chang)有益的經歷，而(er)且通常(chang)是成功(gong)(gong)的必(bi)要因素(su)。當你(ni)作為項目經理(li)與供應(ying)(ying)商討論你(ni)的“成功(gong)(gong)計劃”時，應(ying)(ying)該考(kao)慮我們(men)提出的這七個步(bu)驟，幫助你(ni)們(men)盡(jin)量消除(chu)對(dui)合(he)同條(tiao)款和條(tiao)件理(li)解的模糊地帶(dai)，為項目的最終成功(gong)(gong)打好基礎。

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